“Het kriebelde al langer… ‘een eigen notariskantoor’. Ik keek al enige tijd uit naar een geschikt notariskantoor om over te kunnen nemen.” Aan het woord is Marcel ten Brinke, notaris en eigenaar van Notariskantoor Ten Brinke. “Op een gegeven moment kwam Notariskantoor Van Baal in beeld. We werden het eens maar voordat we de overname officieel maakten, heb ik eerst een jaar op de loonlijst gestaan. Ik heb daardoor goed kennis kunnen maken met de organisatie, klanten en medewerkers alvorens ik eigenaar werd.

Interne server op ontploffen

Het viel me tijdens dat eerste jaar al op dat de IT-infrastructuur van het notariskantoor sterk verouderd was. Eerlijk gezegd stond de interne server op ontploffen. Dat gaf mij geen rustig gevoel, sterker nog, daar heb ik best wel eens een nachtje van wakker gelegen. Je moet er toch niet aan denken dat je als notaris al je data kwijt raakt! Dat is een absolute no-go. Dit was dus het eerste wat ik onder handen heb genomen als eigenaar van de IT-infrastructuur. Ik heb dit opgepakt met Reliable IT Services. De organisatie is goed bekend met het notariswereldje en zij weten wat wij als notariskantoor nodig hebben.”

NotarisSuite

De interne server van het kantoor werd vervangen door een cloudoplossing. De servers van Notariskantoor Ten Brinke staan nu als het ware in de zogeheten NotarisSuite van Reliable IT Services. Deze suite is, omwille van de gevoelige informatie die het notariskantoor onder haar hoede heeft, extra goed beveiligd. Verder heeft Ten Brinke ook voor de internet- en telefoonoplossing (VOIP) van Reliable IT Services gekozen. Ten Brinke: “Het is een prettig idee dat we onze IT, internet en telefonie hebben ondergebracht bij één deskundige en betrouwbare partij. We kunnen er op vertrouwen dat we werken met up-to-date platformen die zeer goed beveiligd zijn.”

Voorspoedige migratie

“Nadat we de overstap van onze oorspronkelijke internet- en telefonieprovider naar Reliable IT Services achter de rug hadden, verliep de migratie van de data van de interne server naar de NotarisSuite van Reliable IT Services voorspoedig.” Toen dat eenmaal was geregeld kon de migratie naar het nieuwe online werkplek ingepland gaan worden. Ten Brinke: “Reliable IT Services waarschuwde ons dat we rekening moesten houden met ongeveer twee dagen opstarttijd. Dit viel in de praktijk uiteindelijk ontzettend mee. Binnen een halve dag liep alles zoals ik het wilde hebben. Ook de medewerkers die initieel heel erg opkeken tegen de overstap, wilden al na een week niet meer terug naar de oude situatie. Niet alleen ik, ook zij zijn ontzettend tevreden over de samenwerking met Reliable IT Services. Als ze ergens tegenaan lopen kunnen ze zelf contact opnemen met de servicedesk. Daar zitten steeds dezelfde mensen voor hen klaar om hen verder op weg te helpen.”

Zo’n locatiedag is een soort van APK voor ons notariskantoor, we kunnen er nadien weer even tegenaan.”

Nu alles naar wens draait moet dat ook zo blijven. Om die reden is er regelmatig contact tussen Ten Brinke en de Account Manager van Reliable IT Services. “Hij houdt goed de vinger aan de pols. Daarnaast komt minimaal twee keer per jaar de Account Manager én 1 of 2 mensen van de servicedesk naar ons kantoor om alles ter plekke na te lopen. Ik geef de datum van dit bezoek vooraf aan mijn medewerkers door. Zo hebben ze de tijd om een lijstje te maken van wat er niet lekker loopt en wat eventuele wensen zijn. Tijdens deze locatiedag maken de mensen van Reliable IT Services zoveel mogelijk meteen in orde. Als dat die dag niet lukt dan komen ze daar op korte termijn op terug. Zo’n locatiedag is een soort van APK voor ons notariskantoor, we kunnen er vervolgens weer even tegenaan.”

IT-notaris

Notariskantoor Ten Brinke is een kantoor dat met zijn tijd meegaat. Zo is het kantoor aangesloten bij de stichting IT-notaris. Deelnemers aan de stichting IT-notaris hebben zich gespecialiseerd in het IT-recht en het intellectuele eigendomsrecht. Ze volgen jaarlijks cursussen om op de hoogte te blijven van de meest recente ontwikkelingen op IT-recht, overdracht en vastleggen van domeinnamen, cloudapplicaties, blockchain, cryptocurrency, software-escrow en intellectuele eigendom.

Klantenportal

Ten Brinke heeft voor zijn klanten ook een klantenportaal in laten richten: “Onze klanten krijgen via de e-mail een bericht dat er documenten klaar staan in het beveiligde klantenportaal. Met behulp van een code die naar het vooraf opgegeven mobiele telefoonnummer wordt gestuurd, kan de klant beveiligd inloggen. Ik vind dit een veel veiligere manier van documenten versturen dan via e-mail. Veel particuliere klanten hebben gewoon een Hotmail- of Gmail-adres en dat is in deze tijd echt niet veilig genoeg.”

Samenwerken met Reliable IT Services

Op de vraag wat samenwerken met Reliable IT Services voor Notariskantoor Ten Brinke betekent, antwoordt Ten Brinke als volgt: “Met Reliable IT Services kan ik rekenen op een stevige partij die naast me staat, die het notariaat snapt en weet wat onze belangen zijn. Het samenwerken met Reliable IT Services geeft mij tijd en rust. Hierdoor kan ik mijn tijd spenderen aan dat wat ik het liefste doe: notaris zijn.”