Veilig Mailen is het beste voornemen voor 2023!

Toen KPN jaren geleden aankondigde om de ISDN-bundels uit het assortiment te halen, keek niemand daar gek van op… faxen, wie deed dat nou nog? In praktijk valt dat tegen. Zo gebruikt(e) De Rechtspraak nog steeds de fax om vertrouwelijke stukken te sturen.

Per 1 februari 2022 kwam hier ook een einde aan en dus is er een nieuwe manier nodig om te zorgen voor een veilige manier om vertrouwelijke informatie uit te wisselen. Veilig Mailen is hiervoor de oplossing.
In deze Blog 5 vragen aan Product Manager Henk Liebeek over Veilig Mailen, voor zowel de Rechtspraak als andere branches.

Wij dachten eigenlijk dat de fax al lang voltooid verleden tijd was?

Voor het overgrote deel van Nederland is de fax inderdaad al jaren geleden uit het netwerk verdwenen. Echter is er een kleine minderheid die, al dan niet gedwongen vanuit policy of compliancy, de fax is blijven omarmen om te zorgen dat er een veilige overdracht van met name vertrouwelijke informatie werd verzorgd. Zo is het nog niet eens zo lang geleden dat de fax werd gebruikt bij voetbaltransfers. Er zijn legendarische verhalen over kapotte faxmachines waardoor miljoenentransfers op de deadline dag niet doorgingen en topvoetballers als Messi en Ronaldo toch niet naar een andere club overstapten. In Nederland is De Rechtspraak een van de laatste instituten die de fax per 1 februari gaat vervangen voor de beveiligde digitale dienst Veilig Mailen.

Veilig Mailen is toch niets nieuws?

Correct, Veilig Mailen is een vertrouwd concept dat we jaren geleden, eigenlijk al voor de introductie van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in 2018 bij de eerste klanten hebben geïmplementeerd. In die tijd was er veel te doen over datalekken en met Veilig Mailen vielen we echt met de neus in de boter. Het overgrote deel van de datalekken dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens werd aangemeld, had te maken met het per ongeluk verkeerd versturen van een e-mail. Dus of naar te veel ontvangers, of een nieuwsbrief versturen met het hele bestand aan ontvangers in de “to-regel” waardoor je direct je hele klantenbestand deelde met de rest van de wereld. De aandacht is inmiddels verschoven naar ransomware en dat komt mede door de inzet van diensten als Veilig Mailen die ervoor zorgen dat je dit soort fouten niet meer kunt maken.

Wat is Veilig Mailen precies?

Veilig Mailen is in veel gevallen een simpele toevoeging aan een bestaande e-mailomgeving. Het kan volledig geïntegreerd worden binnen je outlook-omgeving waardoor het gebruikersgemak gegarandeerd is. Veilig Mailen heeft daarbij een aantal standaardcontroles die continu uitgevoerd worden en een aantal zelf aan te passen filters die je afhankelijk van je branche kunt invullen. In de standaardcontroles wordt bijvoorbeeld gekeken of er een BSN-nummer in de tekst staat. Indien dat format gevonden wordt, krijg je een vraag of dit klopt en het advies om het veilig te versturen waarbij de ontvanger een code moet invullen om de inhoud te kunnen lezen. Een aan te passen filter is bijvoorbeeld dat er wordt gekeken naar signaalwoorden als ‘patiënt’ of ‘cliëntnaam’. Er zijn talloze mogelijkheden om extra beveiligingslagen te creëren die je helpen om gevoelige data onbeveiligd te versturen.

Werkt dit gewoon binnen mijn bestaande Outlook-omgeving?

Jazeker, en daarbij kan je zelf bepalen in hoeverre de integratie plaatsvindt, zowel als plug-in, als in de browser, als op je mobiele telefoon. E-mail kan je blijven gebruiken zoals je gewend bent, zonder gebruik van aparte applicaties en zonder dat het de dagelijkse werkzaamheden verstoort of nodeloos ingewikkeld maakt. Bovendien kan het gekoppeld worden aan onder andere de EPD-, ERP-, en DMS-systemen. Juist daardoor wordt Veilig Mailen een integraal onderdeel van de business.

Hoe zit het met delen van bestanden?

Het is helaas nog steeds schering en inslag dat medewerkers gebruik maken van ongeoorloofde tools om bestanden te delen. WeTransfer en al die klonen zijn wellicht goed om bestanden te delen die niet vertrouwelijk zijn, maar niet geschikt als het gaat om persoonsgegevens en vertrouwelijke bestanden. Met Veilig Mailen kan je bestanden tot 5 TB delen, en dat geheel veilig. Je bent daarmee AVG-compliant en voldoet aan de NEN-norm NTA 7516 voor de zorg die door steeds meer branches als dé standaard wordt gezien, waaronder de Rechtspraak.